KPI là một cụm từ thường được sử dụng trong doanh nghiệp, doanh nghiệp để chỉ khối lượng công việc và các mục tiêu phải hoàn thành trong một khoảng thời gian. Vậy KPI là gì? KPIs hiệu quả nhất có nghĩa là gì và cách xây dựng chúng. Hãy cùng forkandcorkgrill.com tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Contents
I. KPI là gì
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator trong tiếng Anh. Nó là một chỉ số rất quan trọng để đo lường mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, bộ phận và công ty. KPI thường được thể hiện dưới dạng số hoặc định tính.
Ví dụ, bạn cần bán bao nhiêu sản phẩm trong một ngày, một tuần, một tháng, truy cập bao nhiêu trang web trong một ngày,… đều do sếp của bạn đưa ra với mục đích khuyến khích cá nhân. Ngoài ra, nó giúp tự đánh giá kết quả mà công ty đã đạt được trong một khoảng thời gian.
II. Phân loại KPI
1. KPI chiến lược
KPI chiến lược được biết đến là những chỉ số liên quan đến các mục tiêu chiến lược của công ty trong ngắn hạn hoặc dài hạn. Các chỉ tiêu này thường gắn với các vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty như lợi nhuận, thu nhập, vốn và thị phần.
Ví dụ: Một công ty đã đặt ra mục tiêu chiến lược là đạt được 5 tỷ doanh thu hàng tháng và 60 tỷ doanh thu hàng năm. Nếu không đạt được mục tiêu đó, công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư buộc phải rút vốn hoặc sở buộc phải thu hồi.
2. KPI chiến thuật
KPI chiến thuật là KPI gắn liền với một nhiệm vụ nhất định với mục đích đạt được KPI chiến lược. Các KPI chiến thuật được đưa ra bởi các cấp thấp hơn trong công ty, chẳng hạn như giám đốc và trưởng bộ phận, nhằm mục đích triển khai cho các bộ phận hoặc cá nhân nhân viên.
Ví dụ: Phòng kinh doanh nhận được nhiệm vụ tăng doanh số cho một chiến dịch. Lúc này, trưởng bộ phận phải thiết lập các KPI chiến lược và hoàn thành 100.000 đơn hàng trong vòng một tuần. Điều này giúp nhân viên dễ dàng đạt được và đạt được những mục tiêu mà họ phấn đấu.
III. Cách xây dựng KPI
1. Lựa chọn chỉ số KPI tốt
Để xây dựng KPI hiệu quả, bạn cần có KPI tốt. Tuy nhiên, làm thế nào để đánh giá KPIs tốt. Hoặc xem một số yếu tố dưới đây và đưa ra lựa chọn phù hợp nhé! KPI phải phù hợp với mục tiêu và mục tiêu chiến lược của công ty bạn. Điều này có nghĩa là bộ phận xây dựng chiến lược phải đảm bảo rằng bộ phận đó hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu chiến lược của công ty.
KPIs phải phù hợp với khả năng của từng bộ phận. Khi xây dựng KPI, cần nghĩ đến việc làm sao để phù hợp với chuyên môn, khả năng của từng cá nhân, từng bộ phận và hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể.
Ví dụ: Bộ phận nhân sự không thể chỉ định KPI để đạt được doanh số mà bộ phận thực hiện. KPI nên tập trung vào các mục tiêu phù hợp. Có vô số mục tiêu cho các chiến dịch mà không thể liệt kê hết được.
Các tiêu chí quan trọng đóng góp đáng kể vào các mục tiêu chung cần được xem xét và loại trừ. KPI nhỏ nhưng có giá trị cao sẽ tốt hơn nhiều KPI không mang lại giá trị. KPI phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí thông minh như có thể đo lường, cụ thể, giới hạn thời gian, thực tế / phù hợp và có thể đạt được.
2. Các tiêu chí Smart trong KPI
Hãy cụ thể: Khi đưa ra KPI, bạn nên rõ ràng và chính xác về số lượng mục tiêu cần đạt được cho mỗi nhiệm vụ, không nên đưa ra những mục tiêu chung chung. Do đó, người nhận nhiệm vụ mới hiểu rõ họ cần phải làm gì và họ sẽ cố gắng như thế nào để đạt được KPI.
Đo lường được: Khi đặt KPI không chỉ cần cụ thể mà còn phải đo lường để sếp có thể đánh giá hiệu quả công việc một cách thuận tiện và dễ dàng. Các ứng dụng hoặc phần mềm có thể được sử dụng để hỗ trợ việc đo lường số mũ. Ngoài ra, bạn có thể thuê người ngoài, nhưng ít công ty sử dụng phương pháp này vì họ không muốn tiết lộ thông tin nội bộ.
Có thể đạt được: Khi bạn đưa ra KPI, bạn cần phải phù hợp với tình hình của công ty, không chỉ về tài năng mà còn về nguồn lực. Mặc dù việc cung cấp KPI hấp dẫn không phải là một ý tưởng hay, nhưng công ty của bạn không đủ điều kiện hoặc khả năng làm như vậy.
Thực tế / Có liên quan: Khi chuẩn bị đặt KPI, bạn cũng nên xem xét cẩn thận các yếu tố bên ngoài như điều kiện xã hội và thị trường. Nếu bỏ qua bước đánh giá này, bạn có thể sẽ không triển khai được KPI, không đạt yêu cầu và không phản ánh đúng giá trị của công ty.
Giới hạn thời gian: Đặt ra một mốc thời gian cụ thể để người nhận có thể quản lý thời gian của mình, cũng như hiểu họ cần ưu tiên những gì trước để hoàn thành KPI đúng hạn. Điều này cho phép tất cả mọi người làm việc theo lịch trình do công ty đề ra.
IV. Quy trình xây dựng KPI
Xác định đối tượng phát triển KPI: Đầu tiên, bạn cần xác định ai là người chịu trách nhiệm phát triển và phân phối KPI. Thật vậy, đây là người biết các kế hoạch và mục tiêu chiến lược tốt nhất của công ty.
Xác định tính năng và nhiệm vụ: Người thiết lập chúng sẽ là người hiểu rõ nhất về khả năng của từng bộ phận và phân chia các KPI cho phù hợp. Đảm bảo rằng mỗi bộ phận thực hiện đúng chức năng để đạt được kết quả tối ưu cho công việc.
Xác định nhiệm vụ cho từng cá nhân: Nếu tất cả các bộ phận đã có đủ KPI, bạn nên thiết lập thêm KPI cho từng cá nhân. KPI cá nhân cần chỉ ra rõ ràng nhiệm vụ và thời gian hoàn thành để nhân viên làm việc có trách nhiệm và hiệu quả.
Xác định các chỉ số hiệu suất cốt lõi cho KPI: Sau khi bạn thiết lập KPI cho từng bộ phận và cá nhân, bạn phải xác định các chỉ số hiệu suất cốt lõi và nhiệm vụ phù hợp. Đánh giá hiệu quả của quá trình thực hiện.
Xác định khung điểm kết quả: Mỗi doanh nghiệp cung cấp một mức đánh giá KPI khác nhau. Tuy nhiên, bạn phải luôn chỉ định khung điểm. Điều này giúp người quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc hơn. Đo lường, tổng kết và điều chỉnh hợp lý: Sau thời gian thực hiện, người quản lý nhận được bảng tổng hợp kết quả hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận và tiến hành đánh giá, so sánh toàn bộ tổ chức.
V. Phương pháp để xác định KPI
Quá trình xác định các chỉ số này có thể là một nhiệm vụ rất khó khăn. Từ khóa cho KPI là “chìa khóa”. Điều này là do tất cả KPI phải liên quan đến một kết quả kinh doanh cụ thể cùng với một chỉ số hiệu suất cụ thể.
KPI thường bị nhầm lẫn với các số liệu kinh doanh. Mặc dù KPI thường được sử dụng thay thế cho nhau nhưng KPI phải được xác định cho các mục tiêu cốt lõi và quan trọng của doanh nghiệp. Để xác định KPI hiệu quả, bạn phải làm theo các bước sau:
- Kết quả bạn muốn là gì?
- Tại sao kết quả này lại quan trọng?
- Làm thế nào để bạn đo lường tiến độ công việc?
- Làm thế nào bạn có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của bạn?
- Ai chịu trách nhiệm về màn trình diễn?
- Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng bạn đã đạt được kết quả như mong muốn?
- Bảo có thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc không?
- Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh số bán hàng trong năm nay và bạn muốn có KPI tăng trưởng doanh số bán hàng, hãy xác định KPI như sau: Tăng doanh số bán hàng năm nay lên 20%.
- Đạt được mục tiêu này sẽ cho phép kinh doanh có lãi.
- Tiến độ được đo lường theo cách mà sự gia tăng doanh thu được tính bằng đô la.
- Bằng cách không chỉ thuê thêm nhân viên bán hàng, mà còn khuyến khích khách hàng hiện tại mua nhiều sản phẩm hơn.
- Người quản lý bán hàng chịu trách nhiệm về số liệu này. Năm nay doanh thu sẽ tăng 20%. Kiểm tra tiến độ công việc hàng tháng của bạn.
VI. Cần làm gì sau khi xác định KPI
1. Báo cáo KPI
Cho dù bạn đang chia sẻ báo cáo KPI hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, thì việc tạo báo cáo KPI tuyệt vời là chìa khóa thành công. Ví dụ: Nếu theo dõi doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR), bạn sẽ thấy rằng # Khách hàng tiềm năng, # Bắt đầu thử nghiệm, # Tương tác thành công, v.v. ảnh hưởng đến thành công MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng) của bạn.
Vì vậy, mỗi ngày vào lúc 8 giờ sáng, tôi theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng mới trong một báo cáo qua email. Nó cũng có một bảng điều khiển để theo dõi các hoạt động chính, đảm bảo ra mắt sản phẩm theo thời gian thực suôn sẻ và theo dõi tổng số trang hàng tháng. Dự án đã được hoàn thiện thành công bởi một nhóm khách hàng.
2. Bảng điều khiển KPI
Do sự phổ biến ngày càng tăng của bảng điều khiển KPI trong các tổ chức ngày nay, chẳng hạn như SaaS và các doanh nghiệp dựa trên đám mây, các báo cáo có xu hướng là ảnh chụp nhanh theo thời gian cụ thể, do đó đại diện cho định dạng người tiêu dùng nơi các cá nhân có thể xem dữ liệu trong thời gian thực
Một trong những trường hợp sử dụng phổ biến nhất cho các công cụ bảng điều khiển KPI là các công ty khởi nghiệp. Để có được sự đồng tình nhất trí từ tất cả nhân viên, cần có những người chia sẻ các chỉ số hoạt động cốt lõi của tổ chức. Khi đi qua văn phòng, bạn có thể thấy TV được đặt gần các phòng ban làm nổi bật các phép đo thời gian thực.
Dựa trên những thông tin chuyên mục tin khác được giới thiệu lần này, chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ hiểu được KPI là gì và những chức năng tuyệt vời của KPI và bạn sẽ có thể sử dụng tốt KPI vào sự phát triển và hoạt động của công ty mình.
