Các hàm excel cơ bản cho người mới bắt đầu

Đối với những người mới bước chân vào môi trường công sở, bảng tính Excel thường là một “nỗi ác mộng” với những hàng cột chằng chịt và những công thức phức tạp. Thay vì hoang mang lo sợ, việc làm chủ công cụ này thực chất lại dễ dàng hơn bạn nghĩ rất nhiều nếu biết bắt đầu từ những điều cốt lõi. Việc trang bị cho mình nền tảng vững vàng về các hàm excel cơ bản sẽ là chìa khóa vàng giúp bạn tối ưu hóa thời gian xử lý dữ liệu, nâng cao năng suất và tạo ấn tượng mạnh mẽ với cấp trên. 

Việc hiểu và áp dụng thành thạo các hàm excel cơ bản giúp bạn xử lý hàng ngàn dòng dữ liệu chỉ trong vài cú click chuột, thay vì phải bấm máy tính thủ công đến mức mệt mỏi cả cơ hàm. 

Hãy cùng khám phá bản tin tổng hợp dưới đây để nắm trọn bộ các trợ thủ câu lệnh excel đắc lực giúp bạn biến Excel từ kẻ thù thành người bạn thân thiết nhất trên con đường sự nghiệp.

Top các hàm excel cơ bản cho người mới bắt đầu

Để không bị ngợp giữa hàng trăm công thức phức tạp khác nhau, người mới bắt đầu chỉ cần tập trung tối đa vào nhóm hàm excel cơ bản dưới đây. Đây là những công thức có tần suất xuất hiện lên đến 80% trong tất cả các tác vụ văn phòng hằng ngày.

1. Hàm SUM 

• Công thức: =SUM(number1, [number2], …)

• Ứng dụng thực tế: Đây là công thức đầu tiên và kinh điển nhất mà bất kỳ ai cũng phải học. Thay vì cộng thủ công từng ô theo kiểu nguyên thủy như =A1+A2+A3, hàm SUM cho phép bạn quét nhanh toàn bộ một vùng dữ liệu rộng lớn để cho ra kết quả chỉ trong một nốt nhạc. Việc sử dụng thành thạo SUM hàm ý cho thấy bạn đã bắt đầu bước chân vào thế giới xử lý dữ liệu chuyên nghiệp, giúp việc làm báo cáo doanh thu cuối tháng trở nên nhẹ nhàng hơn bao giờ hết.

2. Hàm AVERAGE 

• Công thức: =AVERAGE(number1, [number2], …)

• Ứng dụng thực tế: Khi cấp trên yêu cầu bạn đánh giá hiệu suất bằng cách tính doanh số trung bình của các nhân viên trong tháng, hoặc tìm mức điểm số trung bình của một dự án, AVERAGE chính là cứu cánh. Hàm này sẽ tự động cộng tất cả các giá trị trong vùng được chọn rồi chia cho tổng số ô. Bạn sẽ có ngay một con số thống kê chính xác tuyệt đối mà không cần phải thực hiện hai bước tính toán riêng biệt.

3. Hàm COUNT và COUNTA 

• Công thức: =COUNT(value1, …) và =COUNTA(value1, …)

• Ứng dụng thực tế: Nhiều người mới bắt đầu thường nhầm lẫn giữa hai công cụ này. Hãy nhớ một quy tắc nằm lòng: COUNT chỉ dùng để đếm các ô chứa dữ liệu dạng số, trong khi COUNTA sẽ đếm tất cả các ô có chứa ký tự (bất kể là chữ, số hay ký hiệu). Biết cách phối hợp bộ đôi này trong danh sách hàm excel cơ bản sẽ giúp bạn kiểm soát số lượng nhân sự tham gia sự kiện hoặc thống kê danh mục hàng hóa trong kho một cách chuẩn xác, không sợ sót một dòng nào.

4. Hàm MIN và MAX 

• Công thức: =MIN(vùng_dữ_liệu) và =MAX(vùng_dữ_liệu)

• Ứng dụng thực tế: Đúng như tên gọi của chúng, bộ đôi này giúp bạn lập tức lọc ra giá trị thấp nhất hoặc cao nhất trong một dải dữ liệu khổng lồ gồm hàng ngàn dòng. Ví dụ, trong một bảng danh sách chi phí vận hành, hàm MIN sẽ chỉ ra ngay đâu là hạng mục tiết kiệm nhất. Ngược lại, hàm MAX sẽ giúp bộ phận nhân sự tìm ra cá nhân xuất sắc có doanh số dẫn đầu quý để kịp thời tuyên dương, khen thưởng.

5. Hàm IF 

• Công thức: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

• Ứng dụng thực tế: Hàm IF giúp bảng tính của bạn trở nên “thông minh” và có khả năng tự động hóa cao bằng cách đưa ra kết quả dựa trên một điều kiện cho trước. Chẳng hạn, bạn có thể thiết lập: nếu cột doanh số lớn hơn hoặc bằng 100 triệu thì trả về kết quả là “Đạt”, ngược lại là “Chưa Đạt”. Đây là một hàm excel cơ bản nhưng có sức mạnh cực kỳ lớn, làm tiền đề vững chắc cho việc tư duy các thuật toán quản lý phức tạp hơn sau này.

6. Hàm VLOOKUP 

• Công thức: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• Ứng dụng thực tế: Dù hiện nay Microsoft đã cập nhật thêm nhiều tính năng mới hiện đại hơn, nhưng VLOOKUP vẫn là một tượng đài bất diệt mà hầu hết các doanh nghiệp trên thị trường đang sử dụng. Hàm này giúp bạn dò tìm một giá trị từ bảng này (ví dụ như mã sản phẩm) và tự động truy xuất thông tin tương ứng (như tên sản phẩm hoặc đơn giá) từ một bảng dữ liệu gốc khác. Đối với dân văn phòng, việc thành thạo VLOOKUP mang hàm súc ý nghĩa vô cùng lớn, giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ sao chép thủ công.

  

7. Hàm CONCATENATE 

• Công thức: =CONCATENATE(text1, [text2], …)

• Ứng dụng thực tế: Trong quá trình xử lý danh sách khách hàng, bạn sẽ thường gặp trường hợp cột “Họ và chữ lót” bị tách riêng với cột “Tên”. Để gộp chúng lại thành một cái tên hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, hàm CONCATENATE sẽ giải quyết trong một nốt nhạc. Việc ứng dụng linh hoạt tính năng này để bổ sung vào kho tàng hàm excel cơ bản của bạn sẽ giúp dữ liệu văn bản trở nên gọn gàng, đồng bộ và đẹp mắt hơn rất nhiều khi gửi báo cáo cho đối tác.

8. Hàm COUNTIF 

• Công thức: =COUNTIF(range, criteria)

• Ứng dụng thực tế: Nếu như hàm COUNT thông thường chỉ biết đếm tổng tất cả các ô một cách vô hồn, thì COUNTIF nâng tầm bảng tính của bạn lên một đẳng cấp mới nhờ khả năng đếm có chọn lọc. Bạn chỉ cần cung cấp một vùng dữ liệu kèm theo một tiêu chí cụ thể, hàm sẽ tự động rà soát và trả về kết quả chuẩn xác trong chớp mắt. Ví dụ, trong một bảng danh sách kết quả nghiệm thu dự án, bạn có thể dễ dàng đếm xem có bao nhiêu hạng mục đã gắn nhãn “Hoàn thành”, hoặc có bao nhiêu đơn hàng từ một nhà phân phối cụ thể. Việc làm chủ công cụ này hàm ý cho thấy tư duy quản lý và bóc tách số liệu của bạn đã nhạy bén hơn rất nhiều, giúp các báo cáo thống kê định kỳ trở nên trực quan và thuyết phục hơn.

Kết luận

Việc học và làm chủ công cụ bảng tính không đáng sợ như nhiều người vẫn nghĩ. Thay vì cố gắng học vẹt hàng trăm công thức xa xôi, việc rèn luyện thuần thục top 8 công cụ kể trên đã đủ để bạn xử lý mượt mà đến 90% các tác vụ văn phòng thông thường.

Trong kỷ nguyên số hiện nay, kỹ năng tin học văn phòng không còn là một điểm cộng tinh tế nữa mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi ngành nghề. Dù bạn đang làm kế toán, nhân sự, marketing hay thậm chí là quản lý kho bãi, việc đối mặt với các bảng số liệu khổng lồ hằng ngày là điều không thể tránh khỏi.

Hãy bắt đầu thực hành ngay hôm nay từ những bảng tính nhỏ nhất, bởi kỹ năng ứng dụng hàm excel cơ bản chỉ thực sự nhuần nhuyễn khi bạn trực tiếp bắt tay vào làm việc thực tế. Đầu tư thời gian cho kỹ năng này chắc chắn sẽ mang lại cho bạn những quả ngọt xứng đáng, giúp công việc hằng ngày trở nên trơn tru và mở ra nhiều cơ hội thăng tiến lớn trong tương lai