Quy trình quản trị bao gồm các công việc và nhiệm vụ chạy theo một trình tự cụ thể. Mục đích chính là chuyển đổi đầu vào thành đầu ra hiệu quả và đầy đủ. Việc hình thành dung dịch này cần rất nhiều thời gian và cần nhiều kiến thức. Tuy nhiên, đối với những công ty có tầm nhìn dài hạn, cam kết lâu dài gần như là điều bắt buộc. Hãy cùng forkandcorkgrill.com tìm hiểu kỹ để hiểu quy trình là gì và cách xây dựng quy trình quản lý hiệu quả nhé!
Contents
I. Quy trình là gì
Quy trình là gì – Dòng công việc là một tập hợp các hoạt động phải được thực hiện theo thứ tự ưu tiên để đạt được một mục tiêu cụ thể. Quy trình làm việc có thể linh hoạt theo từng giai đoạn, từng nhiệm vụ hay dự án, công việc mới nhằm tối ưu hóa kết quả đạt được.
- Quy trình quản lý khách hàng
- Quản lý vận hành doanh nghiệp
- Quản lý đổi mới
- Quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước
Đây là giải pháp tốt nhất để thực hiện một cách khoa học và có hệ thống hàng loạt công việc hướng tới các mục tiêu chính của doanh nghiệp. Một quy trình làm việc hiệu quả cần xác định các mục tiêu cần đạt được, danh sách việc cần làm, các ưu tiên, ai sẽ thực hiện từng giai đoạn, khi nào thực hiện và cách thức thực hiện công việc.
Thực hiện công việc theo quy trình khoa học là cách tốt nhất để người quản lý đảm bảo kết quả, hiệu suất và tiến độ công việc theo đúng kế hoạch. Mặt khác, các công ty lớn nhất thế giới khẳng định rằng “một quy trình làm việc hiệu quả là một cách để tăng năng suất làm việc, giảm thời gian chết và nhanh chóng tăng khả năng cạnh tranh trên thương trường”.
II. Quy trình làm việc khoa học ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào?
Các công ty lớn trên thị trường luôn có quy trình làm việc khoa học. Theo một bài báo của Hoa Kỳ, các công ty lớn của Hoa Kỳ đang chi hàng triệu đô la để mời các chuyên gia xây dựng một loạt các quy trình làm việc hiệu quả và phù hợp.
Điều này chứng tỏ tầm quan trọng của các quy trình làm việc trong tổ chức. Vậy, điều đó quan trọng như thế nào? làm theo các bước sau:
1. Xác định mục tiêu rõ ràng tránh mất phương hướng
Quy trình làm việc khoa học giúp đội ngũ kinh doanh từ quản lý, quản lý cấp trung đến nhân viên xác định rõ nhiệm vụ, mục tiêu công ty, mục tiêu cá nhân. Điều này đảm bảo rằng các công ty không bị mất phương hướng trong quá trình thực hiện.
Trước khi tiến hành, hãy đảm bảo rằng 100% công việc của bạn đã được xác định rõ ràng và lên danh sách những nội dung cần thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra là điều quan trọng nhất mà một công ty cần làm để xây dựng một quy trình làm việc khoa học.
Ví dụ, trong bộ phận tiếp thị, nhóm quản lý phải xác định thứ tự hoạt động của bộ phận (quảng cáo, truyền thông, SEO, thiết kế, video, v.v.) để 100% nhân viên có thể hiểu được khối lượng công việc được triển khai.
2. Phân chia công việc khoa học
Chia sẻ khoa học bằng cách xác định chính xác và đầy đủ khối lượng công việc phải thực hiện trong tháng / quý / năm. Các nhóm quản lý có thể dễ dàng phân công công việc cho các cá nhân, nhóm và bộ phận và nội dung của họ giúp việc đánh giá kết quả hoạt động từ nhân viên trở nên dễ dàng hơn.
3. Theo dõi tiến độ công việc một cách khoa học
Tiến độ và hiệu suất là hai chỉ số đánh giá liệu các quy trình làm việc của một nhóm có hiệu quả hay không. Tuy nhiên, khi dự án tiến triển đúng thời hạn, cần phải can thiệp vào một quy trình làm việc có trật tự để đảm bảo rằng công ty có thể quản lý chính xác tiến độ hoàn thành của nhân viên tại mọi thời điểm.
4. Doanh nghiệp dễ dàng ứng phó với những vấn đề đột xuất xảy ra
Phần mềm quản lý công việc dự án là một lựa chọn tuyệt vời giúp người quản lý theo dõi tiến độ thực hiện công việc. Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo phần mềm quản lý dự án Fastwork phù hợp cho nhóm hoặc doanh nghiệp của bạn.
Các công ty có thể dễ dàng ứng phó với các vấn đề không mong muốn Bằng cách giám sát quy trình làm việc mọi lúc, mọi nơi, các nhà quản lý có thể dễ dàng nhận ra các vấn đề và sai lầm trong quá trình thực hiện dự án.
Từ đó có phương án điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời, hạn chế những thất thoát, sai sót đáng kể. Hoàn thành các dự án đúng thời hạn và không có sai sót làm tăng tỷ lệ thành công và cho phép các công ty nhận được đánh giá tích cực từ các đối tác.
5. Tăng 200% năng suất của nhân viên
Ví dụ như công việc tiếp thị nội dung. Nếu bạn đang viết bài mỗi ngày, bạn sẽ không thể tập trung vào những ý tưởng bạn muốn viết vì bạn cần phải tìm chủ đề, tìm tài liệu tham khảo và tìm tài liệu ở đâu để viết. Theo thông tin từ các nhà nghiên cứu, não người bình thường chỉ có thể tập trung tối đa 90 phút. Vì vậy, vị trí của nội dung đòi hỏi một quy trình làm việc khoa học chứ không phải suy nghĩ.
III. Lý do cần quy trình quản lý trong doanh nghiệp
Trên thực tế, theo thời gian, quy mô của một tổ chức ngày càng phát triển và mở rộng. Điều này có nghĩa là nguồn nhân lực và khối lượng công việc tăng lên tương ứng. Nếu doanh nghiệp của bạn thiếu các quy trình thì rất dễ xảy ra xung đột trong quá trình hoạt động. Kết quả lớn hơn đe dọa sự tiến bộ và mục tiêu của toàn bộ tổ chức. Ngược lại, nếu xây dựng hiệu quả phương pháp này sẽ giúp đơn vị đạt được những ưu điểm sau:
- Nâng cao năng suất công việc.
- Giảm chi phí và cải tiến hoạt động.
- Thực hiện các nhiệm vụ được tiêu chuẩn hóa rõ ràng theo trình tự để giảm rủi ro.
Những đột phá và cải tiến mới cũng được triển khai nhanh chóng và có hiệu lực ngay lập tức. Sự thật là làm việc theo đúng quy trình sẽ cho kết quả nhất quán. Đó cũng là lý do tại sao các công ty cần nó trong chức năng quản lý của họ.
IV. Cách xây dựng quy trình quản lý hiệu quả
1. Lập danh sách việc cần làm
Trước khi bắt tay vào làm, điều đầu tiên và quan trọng nhất là bạn phải biết những việc cần làm. Do đó, bước liệt kê rất hữu ích để hạn chế những công việc bị bỏ sót hoặc nhầm lẫn trong quá trình xử lý. Dựa trên danh sách trên, công ty hoặc tổ chức dần dần xây dựng quy trình. Tất cả là một chuỗi chuỗi đồng nhất và liên kết với nhau để hướng tới mục tiêu cuối cùng.
2. Sắp xếp thứ tự công việc
Sắp xếp thứ tự công việc cần làm xác định tầm quan trọng của các bước trong quy trình quản lý. Điều này có nghĩa là bạn có một bức tranh rõ ràng về những vấn đề nào là cấp bách và sẽ cần thiết sau này để thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Về cơ bản, mỗi quy trình bao gồm một gạch đầu dòng chính và được ẩn trong một loạt các nhánh con. Cá nhân sở hữu danh sách triển khai khoa học tránh nhầm lẫn và bắt tay vào công việc một cách nhanh chóng.
3. Nhóm nhiệm vụ
Như chúng ta đã biết ở trên, có rất nhiều vấn đề khác nhau mà chúng ta phải giải quyết trong quá trình này. Chúng kết nối và ảnh hưởng lẫn nhau và tạo thành các liên kết dẫn đến mục tiêu cuối cùng. Trong một số trường hợp, một số danh mục liên quan trực tiếp đến chiến lược, trong khi những danh mục khác chỉ mang tính bộ phận.
Như vậy, để các cá nhân dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên, quản lý và phân loại công việc khi cần thiết. Chúng đóng vai trò như một khung tham chiếu để các nhân viên ứng dụng phối hợp.
4. Báo cáo kết quả thực hiện
Cuối cùng, việc báo cáo kết quả phù hợp với nguyên tắc thực hiện quy trình quản lý là rất cần thiết. Trên thực tế, dựa vào nội dung này, các công ty có thể đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Từ đó, ban lãnh đạo linh hoạt đề ra các biện pháp quản lý phù hợp. Cụ thể, khi nhân viên làm việc kém hiệu quả, khả năng của họ được cải thiện và động lực của họ tăng lên. Ngược lại, kết quả thực hiện có hiệu quả cần được khen thưởng, động viên kịp thời.
Trên đây là những thông tin về quy trình là gì? Hy vọng với những thông tin chuyên mục tin khác này, bạn sẽ hiểu và nắm rõ được quy trình quản lý và áp dụng vào trong doanh nghiệp.
